• Co to jest CIS
• Jakie obowiązki ma contractor – wykonawca
• Jakie obowiązki ma subcontractor – podwykonawca
• Rozliczenie podatku

Co to jest CIS?

CIS, a w zasadzie to Construction Industry Scheme odnosi się do zespołu regulacji i przepisów dotyczących branży budowlanej i konstrukcyjnej w Wielkiej Brytanii. CIS określa zasady rozliczeń i płatności pomiędzy wykonawcami i podwykonawcami (contractors – subcontractors).

Regułom CIS podlegają wszystkie firmy związane z wykonywaniem prac budowlanych na terenie UK, ale nie tylko. Dotyczy to także firm, które posiadają swoją siedzibę poza granicami Wielkiej Brytanii, jednocześnie świadcząc wykonywanie usług na jej terenie.  

System CIS obejmuje wszystkie rodzaje działalności gospodarczych funkcjonujących w branży budowlanej w Wielkiej Brytanii. Należą do nich między innymi:

• Osoby Self-employed (samozatrudnione)
• Spółki Partnership
• Spółki Limited

Niezależnie od formy prowadzenia działalności, każda z firm może pełnić funkcję wykonawcy bądź podwykonawcy lub też wykonywać obowiązki zarówno jednego, jak i drugiego pod warunkiem, że jednocześnie zatrudnia podwykonawców i przyjmuje zlecenia.

Contractor, czyli wykonawca - to nic innego, jak firma zlecająca pracę w branży budowlanej, opłacająca podwykonawców. Wyjątek stanowią te firmy, których główną działalnością nie jest szeroko pojęte budownictwo, ale ich wydatki na ten cel wyniosły ponad 1 mln funtów w okresie ostatnich 3 lat. W tej konkretnej sytuacji, firmy te zobowiązane są do dokonania rejestracji w systemie CIS. Warto tutaj wspomnieć również o tym, że osoby prywatne zlecające remonty nie kwalifikują się do rejestracji w CIS.

Subcontractor, czyli podwykonawca – to osoba lub firma świadcząca usługi na rzecz innych podmiotów w branży budowlanej.

Jakie obowiązki ma contractor – wykonawca?

• W pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy według warunków kontraktu - niezależnie od tego, czy jest on pisemny, czy też ustny – wykonanie zleconego zadanie, biorąc pod uwagę prawo podatkowe, kwalifikuje się jako zatrudnienie czy raczej podwykonawstwo. Można to zrobić w bardzo prosty sposób, używając do tego celu aplikacji znajdującej się na oficjalnej stronie HMRC (https://www.gov.uk/guidance/check-employment-status-for-tax). Praktycznym rozwiązaniem jest wydrukowanie wyników testu, co w sytuacji wystąpienia jakichkolwiek wątpliwości ze strony HMRC, będzie stanowiło pewnego rodzaju potwierdzenie podjętej przez siebie decyzji w tej sprawie. Jeżeli chodzi o koszty pracy osoby zatrudnionej, na które składają się podatki oraz składki na NI to są one znacznie wyższe niż te ponoszone przez podwykonawcę. Jak łatwo można zauważyć, w interesie podatnika jest potraktowanie osoby wykonującej zlecenie jako podwykonawcę, z kolei w interesie HMRC jako pracownika.
  
  Osoby pełniące funkcję wykonawcy, muszą zarejestrować się w systemie CIS jako contractor jeszcze przed zleceniem pierwszej pracy podwykonawcy. Aby uniknąć ewentualnych opóźnień, warto to zadanie powierzyć księgowemu. Po dokonaniu rejestracji wykonawcy otrzymują od HRMC tzw. PAYE Reference, który będzie potrzebny przy wypełnianiu comiesięcznego sprawozdania – Monthly Returns oraz Accounts Office Reference, który jest konieczny przy realizowaniu płatności do HMRC.
  
  
• Kolejny etap to weryfikacja podwykonawców pod kątem poboru podatku. W tym celu należy przesłać do HMRC dane firmy, której zlecamy wykonanie pracy, co pozwoli nam upewnić się, że jest ona zarejestrowana w systemie CIS. HMRC po sprawdzeniu danej firmy, przesyła nam informacje o stawce podatkowej, którą powinno się zastosować wraz z numerem weryfikacyjnym (Reference Number Verification). Numer ten należy zapisać, ponieważ będzie on potrzebny również przy sporządzaniu Monthly Return. Warto wiedzieć o tym, że możliwe jest zweryfikowanie kilku podwykonawców jednocześnie, wówczas wszyscy otrzymają ten sam numer referencyjny. Co więcej, jeśli dany podwykonawca gościł już wcześniej na liście naszych płac - do dwóch ostatnich lat podatkowych – to nie mamy obowiązku jego ponownego weryfikowania.
  
  Jeżeli nasz subcontractor jest zarejestrowany w systemie CIS, wówczas jest on uprawniony do potrącenia standardowej stawki – 20% podatku od należności z tytułu wykonywanej pracy. W tym wypadku należy pamiętać, że do kwoty, która stanowi podstawę opodatkowania, nie wliczamy materiałów zakupionych przez podwykonawcę ani podatku VAT, zwłaszcza jeśli jest on czynnym podatnikiem VAT. W sytuacji, kiedy subcontractor nie jest zarejestrowany w systemie CIS, to wówczas jesteśmy zobligowani do potrącenia 30%.
  
  Niektóre firmy występują o tzw. Gross Payment Status, co odnosi się do tego, że chcą one samodzielnie odprowadzać swoje podatki na koniec każdego roku. Jeżeli podwykonawca ma taki status, to wtedy nie pobieramy żadnego podatku.
  
  
• Po zakończeniu miesiąca podatkowego, czyli do każdego 5-go dnia miesiąca conctractor jest zobligowany do podsumowania wszystkich informacji o pobranych podatkach i sporządzeniu Deduction Statement, który następnie należy przekazać podwykonawcy (do 19-go dnia miesiąca). W dokumencie tym powinny znaleźć się dane dotyczące:
  - nazwy wykonawcy oraz numeru referencyjnego;
  - dokładnej daty końca miesiąca, za który odprowadzony został podatek;
  - nazwy podwykonawcy, wraz z jego UTR bądź w przypadku firmy LTD – Company Number;
  - kwoty należności brutto;
  - kwoty wszystkich zaliczek dla HMRC (20% lub 30%);
  - kwoty zakupionych materiałów;
  - kwoty netto wypłaconej podwykonawcy.

*Jeśli podwykonawca przez przypadek zgubi Deduction Statement, można mu wystawić odpowiednio oznaczoną kopię, co pozwoli uniknąć nieporozumień w sytuacji odnalezienia się oryginału dokumentu.

• Kolejny krok to przesłanie comiesięcznego Monthly Return do HMRC. Jest to deklaracja podatkowa składająca się z dwóch części. W pierwszej należy potwierdzić, że osoby wykonujące zlecenie spełniają wymogi odpowiednie dla podwykonawcy, z kolei druga część zawiera podsumowanie wszystkich płatności i pobranych zaliczek podatkowych.
  
  Nawet jeśli w danym miesiącu nie wypłaciliśmy żadnych pieniędzy podwykonawcom, to jesteśmy zobowiązani do wysłania tzw. Nil Return. Jeżeli przewidujemy, że w kolejnych miesiącach nie zatrudnimy żadnego podwykonawcy, to wówczas jako conctrator możemy zawiesić działalność na okres sześciu miesięcy.
  
  Niewysłanie dokumentu Monthly Return na czas, podlega karze pieniężnej w wysokości 1000 funtów, za każdy miesiąc spóźnienia.
  
  Należy pamiętać, że system CIS nie wymaga od nas wysłania raportu rocznego, tak jak ma to miejsce w przypadku systemu PAYE.
  
  
• Po przesłaniu Monthly Return musimy przekazać do HMRC pobrane przez nas podatki. Należy to zrobić do 19-go każdego miesiąca podatkowego. W przypadku przelewów elektronicznych czas ten wydłuża się do 22-go dnia miesiąca podatkowego.
  
  
• Należy pamiętać o tym, by zarówno dane dotyczące naszych podwykonawców, jak i informacje o ich wypłatach przechowywać do 3 lat, a także udostępniać je na żądanie HMRC. Nieprzekazanie wymaganych przez HMRC dokumentów, grozi nałożeniem kary pieniężnej w wysokości do 3000 funtów.

Jakie obowiązki ma subcontractor – podwykonawca?

• Osoba pracująca jako podwykonawca zobowiązana jest do zarejestrowania swojej działalności, w odpowiedniej dla siebie formie - Self-employed, Partnership lub LTD.
  
  Jeśli zdecydujemy się na dokonanie rejestracji jako Self-employed, to możemy jednocześnie zarejestrować się w systemie CIS. Jedyne co należy zrobić w tej sytuacji, to zaznaczenie w składanej aplikacji, że chcemy pracować jako subcontractor.
  
  To właśnie naszym obowiązkiem jest zarejestrowanie się w systemie CIS, zwłaszcza jeżeli tego nie zrobiliśmy. W przeciwnym wypadku zleceniodawca będzie pobierał wyższą stawkę podatku, czyli 30% zamiast 20%. Niemniej jednak możliwe będzie odzyskanie części nadpłaconego podatku, ale należy mieć na uwadze fakt, iż na jego zwrot będziemy musieli zaczekać do zakończenia roku podatkowego.
  
  
• Jeżeli postanowiliśmy opłacać sami za siebie podatki, co jest jednoznaczne, z tym że zleceniodawca również nie może pobierać od nas podatków, to wówczas należy złożyć stosowny wniosek o przyznanie statusu Gross Payment Status. Aby to zrobić, należy spełnić kilka podstawowych warunków, co wiąże się z zaliczeniem następujących testów:
  - Business Test – HMRC sprawdza, czy nasza firma prowadzi działalność na terenie UK i czy rozliczenia firmowe rejestrowane są na brytyjskim koncie;
  - Turnover Test - obrót w naszej firmie liczony bez Vat-u i kosztów zakupu materiałów musi wynosić minimum 30 000 funtów i dotyczy to Self-elmployed. W przypadku Partnership kwota ta wynosi 30 000 funtów na każdego partnera lub powyżej 100 000 funtów liczone łącznie. Podobnie to wygląda, jeżeli chodzi o spółki LTD – tutaj obrót musi wynosić 30 000 funtów na dyrektora lub 100 000 funtów na cały biznes.
  - Complinance Test – HRMC sprawdza nasze dane pod kątem regulowania zobowiązań wobec urzędu tj. czy wszystkie rozliczenia, raporty oraz podatek wysyłane były zawsze na czas.
  
  
• Co jest niezwykle istotne to fakt, iż subcontractor zobowiązany jest do przekazania wykonawcy numer UTR oraz NIN, koniecznie przed otrzymaniem pierwszej płatności. Informacje te są potrzebne wykonawcy do zweryfikowania podwykonawcy jako zarejestrowanego do systemu CIS.
  
  
• Frima LTD, dla której zleceniodawca pobiera podatek, może już trakcie roku (oczywiście w ramach wyjątku) wystąpić o jego zwrot, dotyczy to tylko tych osób, które pełnią jednoczesną funkcję wykonawcy i podwykonawcy. Można to zrobić wyłącznie na zasadzie rekompensaty płatności. Oznacza to, że pobierając podatki i opłaty na NI od swoich pracowników w systemie PAYE lub CIS, można odciąć od należnej kwoty podatek CIS, który został pobrany przez zleceniodawcę. Takie rozliczenie należy przeprowadzać raz w miesiącu. Jeżeli firma nie zatrudnia pracowników ani podwykonawców to musi czekać aż do rozliczenia i odliczyć nadpłacony podatek od należnego Corporate Tax (podatek dochodowy od osób prawnych).
  

Rozliczenie podatku

Rozliczenia podatkowe, podobnie jak stosowne raporty należy składać według legislacji i wymogów prawnych dostosowanych do danego rodzaju działalności gospodarczej.

W tym wypadku należy podsumować wszystkie uzyskiwane dochody i koszty uzyskania przychodu oraz wypełnić odpowiednią formę deklaracji podatkowej – Tax Return dla Self-employed lub Partnership bądź Company Tax Return dla firmy LTD.

Podczas rozliczenia uwzględnia się sumę pobranego podatku w całym roku i wówczas HMRC, po uprzednim potrąceniu wszystkich zobowiązań, podatku oraz National Insurance Contribution Class 4 (jest to 9% od dochodu przekraczającego 8 632 £) zwróci nam całą kwotę nadpłaconego podatku. Jest to podstawowa różnica pomiędzy branżą budowalną a pozostałymi branżami i podmiotami zarejestrowanymi w systemie CIS.

Zwroty podatku zdarzają się głównie dlatego,ze contractor (wykonawca) nie uwzględnia wolnej kwoty od podatku (Personal Allowance) wynoszącej 12 500£, pobierając tym samym podatek od każdego zarobionego funta. Należy tutaj zwrócić uwagę na to, że im wyższy jest zarobek tym mniejsza się szansa na zwrot, a dzieje się tak dlatego, że rosnąca wraz z dochodem kwota składek na NI Class 4 nieopłacanych do tego momentu rozliczenia, zaczyna przewyższać potencjalny zwrot podatku.

Pamiętaj o tym, że im wcześniej złożysz swoje rozliczenie tym szybciej otrzymasz pieniądze. Składając wniosek w drugiej połowie roku, musisz liczyć się z tym, że czas oczekiwania na zwrot z podatku znacznie się wydłuży.

Jeżeli masz dodatkowe pytania zachęcam do kontaktu telefonicznego, zapraszam na bezpłatną konsultacje lub odsyłam do artykułów, w których dzielę się moją wiedzą, by ułatwić i wspomóc rozwój Twojego biznesu!