CZYM JEST PAYROLL? 

Temat dotyczący kwestii zatrudniania pracowników jest dosyć obszerny i interdyscyplinarny. W pewnym stopniu wymaga on od nas znajomości prawa pracy i administracji, a także zasad związanych z zarządzeniem zasobami ludzkimi i księgowością.

Zatrudnienie nowego pracownika jest jednym z działań przyczyniających się do rozwoju firmy. Dlatego też podejmując decyzję o rozpoczęciu procesu rekrutacji oraz przy późniejszym wyborze odpowiedniego kandydata, należy upewnić się, czy cała procedura, aby na pewno przebiega zgodnie z przepisami prawa pracy oraz prawa podatkowego.

W UK tak naprawdę każda forma działalności gospodarczej może pełnić funkcję pracodawcy, dotyczy to zarówno Self-employed i Partnership, jak i spółki LTD. Jeżeli chodzi o Self-employed i Partnership to tutaj należy pamiętać o tym, że nie mogą one zatrudniać właściciela firmy, z kolei spółki LTD zazwyczaj zatrudniają dyrektora oraz inne osoby.

Według Prawa Brytyjskiego każda firma będąca pracodawcą zobligowana jest do prowadzenia okresowych rozrachunków z pracownikami za pomocą systemu Payroll. Bazuje on na schemacie PAYE – Pay As You Earn, co w wolnym tłumaczeniu oznacza - “płać, gdy zarabiasz”. To system, dzięki któremu HRMC na bieżąco pobiera podatek dochodowy i składki na National Insurance od osób zatrudnionych.

JAK ZAREJESTROWAĆ SIĘ JAKO PRACODAWCA?

Obowiązek zarejestrowania się jako pracodawca występuje wówczas, gdy ma miejsce jedno z następujących warunków:

• Kiedy płacimy zatrudnionemu pracownikowi, więcej niż wynosi Lower Earning Limit (LEL) - obecnie wynosi on 118 funtów tygodniowo.
  
• Wysokość pensji zarobionej przez zatrudnionego w naszej firmie pracownika jest niższa niż maksymalna kwota LEL, ale dodatkowo posiada on inną pracę lub pobiera emeryturę.
  
• Wypłacamy pracownikowi zasiłki lub zwrot za poniesione koszty.
• Należy pamiętać o tym, że jako pracodawca musimy się zarejestrować także wtedy, kiedy zatrudniamy sami siebie w firmie LTD na stanowisku dyrektora.
• Rejestracja powinna nastąpić przed pierwszą wypłatą, ale nie wcześniej niż 2 miesiące przed planowaną datą jej realizacji. W tym wypadku należy liczyć się z tym, że proces rejestracji może zająć ponad dwa tygodnie. Jeżeli zarejestrujemy się online, to w ciągu 5 dni otrzymamy od HMRC list zawierający dwie ważne informacje dotyczące:
  
• Employer PAYE Reference;
• Account Office Reference.
• W ciągu następnych 10 dni powinniśmy otrzymać kod aktywacyjny, który umożliwi nam przesyłanie raportów do HMRC online w systemie RTI (Real Time Information).
• Jak widać, proces rejestracji jest nie tylko czasochłonny, ale bywa także i bardzo skomplikowany, dlatego też zachęcam Was do skorzystania z mojej pomocy.
  
  

OBOWIĄZKI PRACODAWCY

Jeśli chcemy zatrudnić nowego pracownika, to w pierwszej kolejności powinniśmy sprawdzić, czy ta osoba ma prawo do pracy w UK. Następnie należy przedstawić emploee, czyli pracownikowi wstępny kontrakt – nie musi on być sporządzony w formie pisanej, może być ustny, aczkolwiek po przepracowaniu jednego miesiąca powinniśmy przedstawić pracownikowi warunki jego pracy na piśmie. W tym celu możemy użyć prostej formy Written Statements of Employment, która jest dostępna na stronie HMRC. Jednak w niektórych sytuacjach warto zasięgnąć pomocy prawnika lub księgowego, który zadba o przygotowanie precyzyjnej umowy dostosowanej do naszych indywidualnych oczekiwań.

Niekiedy może się zdarzyć tak, że potencjalny pracownik zaproponuje nam, że będzie pracował dla nas jako podwykonawca. Jeżeli nie jesteśmy pewni czy dana osoba może wykonywać zleconą przez nas pracę jako Self-employed lub employee, to wtedy możemy to sprawdzić na stronie HMRC w zakładce “Check your workers’ employment status for tax now (GOV.UK)”.

Niestety ze względu na znaczące różnice w poborze zaliczek na podatek dochodowy i składki na National Insurance, wybór sposobu zatrudnienia nie jest kwestią, o której możemy decydować samodzielnie. Warto wiedzieć o tym, że stawki na National Insurance pobierane przy zatrudnieniu są znacznie wyższe od tych, które płacą Self-employed.

Jako pracodawca jesteśmy zobowiązani do prowadzenia systemu płacowego zwanego Payroll. Możemy to zrobić samodzielnie, korzystając z darmowych lub płatnych programów bądź poprzez skorzystanie z narzędzi, jakie oferuje nam HMRC – niemniej, należy pamiętać, że zostały one stworzone głównie z myślą o małych firmach zatrudniających nie więcej niż 9 osób. Programy policzą za nas składki i należne podatki, oczywiście pod warunkiem, że wprowadzimy do nich poprawne dane. Jednak największa ilość pracodawców decyduje się na zlecenie tego zadania profesjonalnemu księgowemu. Pamiętajmy o tym, że niezależnie od tego, co postanowimy, jesteśmy odpowiedzialni za Payroll, nawet wtedy, kiedy nie prowadzimy go osobiście.

Zatrudniając pierwszą osobę, powinniśmy upewnić się, że przekażemy jej dokładne dane do HMRC, na co składają się informacje dotyczące:
- Imion i nazwiska,
- Daty urodzenia,
- NIN (jeżeli nie jest znany, to pole należy zostawić puste, HMRC sprawdzi go w swojej bazie danych),
- Płci,
- Adresu.

Pomimo tego, że są to dane dość oczywiste, to najczęściej podlegają błędom. W tym wypadku należy liczyć się z tym, że źle wpisana data urodzenia może mieć negatywny wpływ na wysokość przyznanych zasiłków lub emerytury. 

Posiadając już wszystkie loginy, hasła, numery referencyjne, po poprawnym wprowadzeniu danych pracowników, możemy obliczyć dla nich wypłatę i przesłać do HMRC raport FPS (Full Payment Submission). Jest to pewnego rodzaju sprawozdanie przedstawiające kwotę wypłaty, pobrane podatki i składki na National Insurance, a także raty na Student Loan.

Przestrzeganie terminów przesłania FPS ma niezwykle istotne znaczenie. Pomijając możliwość otrzymania kary pieniężnej, jaką może nałożyć na nas HMRC to dane, które przesyłamy, mają duży wpływ również na zasiłki otrzymywane przez naszych pracowników. Dla przykładu, jeżeli pracownik pobiera Universal Credit, to przez nasze niedopatrzenie może on nie otrzymać należnych mu pieniędzy.

Jeśli w danym miesiącu nie wypłaciliśmy żadnych wypłat, to wówczas zamiast FPS przesyłamy EPS, czyli Employment Payment Summary – ten raport również musi być przesłany do 19-go dnia każdego miesiąca.

Po przesłaniu raportu do HMRC powinniśmy przekazać naszym pracownikom tzw. payslipy, czyli odcinki płacowe zawierające rozliczenie wypłaty i pobranych zaliczek na podatek oraz National Insurance. Wystawianie payslipów jest obowiązkiem każdego pracodawcy, jego niedopełnienie karane jest grzywną.

Pobrany przez nas podatek powinien być opłacony przed 19-ym dniem miesiąca podatkowego, tak aby pojawił się na koncie HMRC 22-go dnia miesiąca podatkowego. Do wykonania płatności należy wykorzystać Account Reference (w formie 123PA12345678) otrzymany od HMRC w momencie rejestracji. W płatności możemy dodatkowo oznaczyć miesiąc, za jaki płacimy. Dla przykładu, jeśli płacimy za okres od 6 czerwca do 5 lipca 2018 roku, to wpisujemy na końcu numeru referencyjnego rok, w którym kończy się rok podatkowy, czyli 19 – rok 2018/19 oraz numer miesiąca podatkowego - kwiecień to miesiąc pierwszy, maj-drugi, czerwiec-trzeci, więc idąc tym tropem, nasz Account Reference powinien wyglądać następująco: 123PA123456781903. Dzięki temu HMRC będzie łatwiej zaksięgować dokonaną wpłatę.

Jeżeli nasze comiesięczne opłaty są mniejsze niż 1500 £, to wtedy możemy opłacać Payroll co 3 miesiące.

Pracodawcy powinni pamiętać o tym, że są oni zobligowani do płacenia swoim pracownikom minimalnej krajowej. Więcej informacji na ten temat znajduje się na stronach HRMC https://www.gov.uk/national-minimum-wage-rates.

Dodatkowo każda zmiana kadrowa wiążąca się z zatrudnieniem nowych pracowników czy odejściem dotychczasowych, musi być zgłoszona w HMRC. Co więcej, pracodawca zobowiązany jest do wystawienia P45 każdemu pracownikowi, który odchodzi z firmy.

Po zakończeniu roku podatkowego musimy podsumować nasz Payroll, uaktualnić program kadrowy i wystawić każdemu pracownikowi podsumowanie jego zarobków oraz opłaconych podatków na dokumencie zwanym P60 – dokument ten należy wręczyć pracownikom przed upływem dnia 31 maja.

Musimy pamiętać także o tym, że mamy obowiązek przechowywania dokumentów kadrowych przez okres minimum 3 lat od zakończenia roku podatkowego. Za ewentualne nieścisłości lub braki w dokumentacji HMRC może nałożyć karę w wysokości do 3 tys. funtów.

KOSZTY PRACY – PODATKI I OPŁATY POBIERANE OD PRACOWNIKA

Podatek, jaki należy pobierać zatrudnionemu pracownikowi z jego wypłaty (brutto), zależy od jego indywidualnej sytuacji oraz kodu podatkowego. Aby, ustalić właściwy kod podatkowy należy poprosić pracownika o potwierdzenie dochodu z poprzedniej pracy – dane te znajdziemy między innymi na P45. Jeśli pracownik nie posiada P45, to wówczas musimy wypełnić tzw. starter check list. Warto wiedzieć o tym, że nie wysyłamy tej formy do HMRC, ma ona nam tylko pomóc w ustaleniu kodu. Następnie podajemy wszystkie posiadane przez nas informacje, by sprawdzić kod podatkowy na stronie: https://www.gov.uk/new-employee-tax-code. Standardowy kod podatkowy na rok 2019/20:

 12500 L

• Liczba wskazuje na wysokość wolnej kwoty od podatku, czyli 12500 funtów.
• Literki wskazują, w jaki sposób będzie pobierany podatek od pracownika.

Dodatkowo musimy ustalić rodzaj składki na National Insurance Contribution, poprzez wpisanie odpowiedniej litery w systemie Payroll.

Jeżeli chodzi o National Insurace, to wyróżnić możemy tutaj 4 podstawowe klasy:

• Class 1 - opłacana przez osoby zarabiające więcej niż 166 funtów tygodniowo, które nie przekroczyły jeszcze wieku emerytalnego. Do tej klasy zalicza się zdecydowana większość z nas, tą właśnie składkę pobiera pracodawca.
• Class 1A lub 1B - opłacana przez pracodawców, którzy dodatkowo wypłacają swoim pracownikom zasiłki lub zwracają im pewne koszty uzyskania przychodu.
• Class 2 - opłacana przez osoby pracujące jako Self-employed, po przekroczeniu dochodu 6365 (GBP). Jest to stała kwota w wysokości 3 funtów tygodniowo.
• Class 3 – to składki dobrowolne - możemy je opłacić, jeśli mamy tzw. Gaps, czyli okresy, w których nie opłacaliśmy żadnych składek, skutkiem czego nie możemy zaliczyć danego roku do emerytury. Te składki są też stałe i wynoszą 15 funtów tygodniowo.
• Class 4 - opłacana przez osoby pracujące jako Self-employed po przekroczeniu 8632 funtów rocznie w wysokości 9%.

W zależności od naszej sytuacji w danym roku podatkowym możemy opłacać dobrowolnie wszystkie te rodzaje składek, np. w sytuacji, kiedy pracujemy jako Self-employed i pracownik lub wtedy, kiedy brakuje nam kilku tygodni do zaliczenia całego roku do emerytury. Niestety niezależnie od wysokości opłat na National Inurance - State Basic Penison,  czyli emerytura podstawowa i inne zasiłki pozostają dla wszystkich na jednakowym poziomie.

W systemie Payroll używa się dodatkowo liter, które dzielą pracowników na kategorie i określają dodatkowo wysokości opłat na NIN – Class 1: 

• A – dotyczy wszystkich, którzy nie są określeni poniżej, czyli zdecydowana większość pracowników;
• B – dotyczy zamężnych kobiet, które miały prawo do wybrania zredukowanej stawki na NIN, dotyczy to jedynie starszych kobiet, ponieważ po 11 maja 1977 roku wstrzymano możliwość takiego wyboru.
• C - określa pracowników, którzy osiągnęli już wiek emerytalny - wówczas nie pobieramy już składek. Niemniej jednak należy opłacać część, do której zapłaty zobligowany jest pracodawca.
• J - określamy pracowników, którzy mogą odłożyć lub zredukować płacenie składek poprzez fakt, że opłacają je już w innej pracy. Pamiętać należy o tym, że muszą oni zarabiać powyżej Upper Secondary Threshold, czyli minimum 963 funty tygodniowo w jednej pracy lub 1128 funtów tygodniowo w dwóch pracach.
• H – praktykanci lub uczniowie poniżej 25 roku życia. Jeśli nie zarabiają więcej niż Upper Secondary Threshold, pracodawca nie jest zobowiązany do opłacania części jego składek, ale pobierana jest ta część, którą opłaca pracownik.
• M – pracownicy poniżej 21 roku życia, według tych samych zasad co grupa “H”.
• X - jeśli pracownik nie skończył 16 lat, to wtedy w ogóle nie musimy opłacać NI Contribution.
  
  

A teraz najważniejsze - "Ile wynosi składka na NI Class1?"

Składkę NI Class 1 podobnie jak w Polsce opłaca zarówno pracodawca, jak i pracownik. Rata opłacana przez pracodawcę, wynosi 13,80% dla zarobków powyżej 166 do 962 funtów tygodniowo (między Primary Threshold (PT) a Upper Earnings Limit (UEL)).  Rata, jaką opłaca pracownik wynosi 12% z zarobków powyżej 166 funtów i 2% powyżej 962 funtów tygodniowo.

Jak łatwo można zauważyć, obciążenia podatkowe oraz NI są dosyć spore i łącznie mogą wynosić nawet 40%. Prościej mówiąc, aby wypłacić komuś 1 funta, musimy wydać 1,67 funta. Koszty podobnie jak w Polsce są bardzo wysokie, jednak to, co znacząco przechyla szalę w kierunku UK to przeszło 4 razy większa wolna kwota od podatku.

Kolejnym kosztem wprowadzonym przez rząd jest dodatkowa składka emerytalna tzw. Workplace Pension (WPP).

Zgodnie z prawem każdy pracodawca ma obowiązek automatycznie zarejestrować pracowników, jeżeli:
- znajdują się oni w przedziale wiekowym pomiędzy 22 rokiem życia a wiekiem emerytalnym;
- zarabiają więcej niż 10,000 £ rocznie;
- pracują w UK.

Jest to składka opłacana zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę i wynosi ona odpowiednio 5% j 3%.

Poza formalnymi wymogami stawianymi przez urząd skarbowy musimy mieć na uwadze kwestie związane z prawem pracy oraz należne pracownikowi przywileje takie jak np. urlopy, zasiłki chorobowe lub macierzyńskie, które również są wypłacane przez Payroll. Czasami warto więc rozważyć możliwość skorzystania z pomocy specjalisty lub prawnika, który pomoże nam w wyjaśnieniu danych aspektów.

Choć powyższy tekst jest stosunkowo obszerny, to nie wyczerpuje on w całości zagadnienia związanego z zatrudnieniem pracowników. Niemniej mam nadzieję, że w pewnym stopniu przybliży on wam ten temat.

Jeżeli masz dodatkowe pytania, zachęcam do kontaktu telefonicznego lub osobistego w celu dokonania bezpłatnej konsultacji, lub odsyłam do artykułów, w których dzielę się moją wiedzą, by ułatwić i wspomóc rozwój Twojego biznesu!