• Czym jest firma LTD w UK
• Jak zarejestrować firmę LTD
• Obowiązki dyrektora LTD
• Jak rozliczać firmę LTD

Czym jest firma LTD w UK?

Mianem firmy LTD w Anglii określa się polski odpowiednik spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Do czego odnosi się definicja “ograniczona odpowiedzialność”? Jak łatwo można się domyślić, dotyczy to przede wszystkim zobowiązań finansowych. Firma LTD stanowi odrębny byt, jest tworem prawie oddzielonym od jej założycieli, w związku z czym jej dyrektorzy, a także i udziałowcy nie ponoszą żadnej odpowiedzialności za zobowiązania firmy. W tym konkretnym przypadku prywatny majątek dyrektora nie jest zagrożony. 

LTD jest bardziej prestiżową formą działalności niż self-employed, przez co też w niektórych sytuacjach postrzegana jest ona o wiele bardziej wiarygodnie, co jest efektem również tego, że zarówno podstawowe dane spółki, jak i jej wyniki finansowe udostępniane są odbiorcom poprzez stronę Companies House. Dzięki temu nasi potencjalni kontrahenci mogą więc bez najmniejszego problemu sprawdzić, w jakiej sytuacji finansowej aktualnie znajduje się nasza firma, kto jest głównym dyrektorem spółki, ilu mamy udziałowców itp. Z jednej strony jest to korzystne, ponieważ wzmaga to zaufanie i nakłania do nawiązania współpracy, z drugiej natomiast, jeśli zawarte na stronie informacje są dla nas niesprzyjające, to mogą one stanowić pewne przeszkody. 

Prowadzenie LTD wiąże się, że znacznie liczniejszymi wymogami formalnymi, a także zwiększonymi kosztami admiracyjnymi i księgowymi dla tego konkretnego rodzaju biznesu. Niestety bardzo wielu dyrektorów nie zdaje sobie sprawy z konsekwencji i zagrożeń wynikających z nieprawidłowego prowadzenia dokumentacji podatkowej. Firma musi posiadać osobne konto bankowe. W przeciwieństwie do self-employed, gdzie między zasobami prywatnymi i zasobami firmy nie było granicy – w przypadku LTD pieniądze i aktywa firmy są oddzielone prawnie. Nie możemy zatem korzystać z konta firmowego w celach prywatnych np. podczas robienia codziennych zakupów czy opłacania wakacji w biurze podróży. Niemniej, jednak gdy tak się zdarzy, należy zaksięgować taki fakt i oddać pieniądze spółce. Podobnie wygląda to w przypadku, kiedy korzystamy z naszych prywatnych rzeczy, pracując na rzecz spółki. Nie możemy po prostu podliczyć kosztów np. naszego abonamentu za telefon, czy kosztów użytkowania samochodu i wpisać je w bezpośrednio w koszty firmy, nawet jeśli zajmujemy stanowisko dyrektora. W takiej sytuacji musimy wystąpić o zwrot poniesionych koszów poprzez wypełnienie odpowiedniego formularza - tak jak zrobiłby to każdy inny pracownik. Do dokumentu należy dołączyć również dowód w postaci paragonów, rachunków it., czy też stosowne wyliczenia przebytych kilometrów. Należy pamiętać o tym, że dyrektor jest traktowany jak pracownik firmy i z tym faktem wiążą się największe różnice między self-employed a LTD.

Jak zarejestrować firmę LTD?

Rejestracji nowej spółki LTD dokonuje się w organizacji zwanej Companies House, będącej polskim odpowiednikiem KRS, a następnie zgłasza się ten fakt w Inland Revenue. 

Zasady rejestracji spółki Limited w UK określa ustawa o spółkach z 2006 roku (Companies Act 2006), która w pełni weszła w życie dnia 1 października 2009 roku. 

Zgodnie z ustawą, aby móc zarejestrować spółkę LTD należy:

1. Złożyć wniosek online o rejestrze spółki w organizacji Companies House
2. Sporządzić umowę założycielską spółki Memorandum od Association.
3. Przygotować statut Artocles of Associations spółki. 

Articles of Associations to dokument określający prawa i obowiązki dyrektorów oraz udziałowców spółki. Założyciele spółki LTD mogą stworzyć statut swojej firmy w dość dowolny sposób, określając obowiązki dyrektora np. formę zarządzania. Niemniej jednak statut ten musi być zgodny z ogólnymi przepisami brytyjskiego prawa. W praktyce zdecydowana większość spółek Limited korzysta z gotowych wzorców, zamieszczonych na stronie Companies House. 

W związku z rejestracją pobierana jest również opłata przez Companies House w wysokości 12 funtów (tzw. Web Incorporation).

Jeśli nasz wniosek zostanie zaakceptowany przez urząd, wówczas na adres email podany podczas rejestracji zostaje przesłany "Certificate of Incorporation" oraz indywidualny numer firmy – Unique Company Number. 

W dalszej kolejności należy poinformować HMRC o powstaniu nowej spółki, można tego dokonać również za pośrednictwem Companies House. HMRC przydziela spółce numer UTR, za którego pośrednictwem rozliczamy się z podatków. 

Przy rejestracji spółki jest wymagany minimum jeden dyrektor i minimum jeden udziałowiec – tutaj należy pamiętać o tym, że tę rolę może pełnić ta sama osoba, wówczas będzie ona posiadała 100% udziałów.

Dyrektorem może zostać, każda osoba fizyczna powyżej 16 roku życia lub osoba prawna np. inna spółka LTD lub spółka akcyjna. Osoby wchodzące w skład spółki Limited nie muszą być rezydentami Wielkiej Brytanii, ale spółka musi mieć oficjalną siedzibę na terenie UK. Adres firmy podobnie jak dane dyrektorów, sekretarzy i udziałowców są jawne i publicznie dostępne w rejestrze.

Standardowy kapitał zakładowy wynosi 1 tys. GBP podzielonych na 1,000 akcji po 1.00 GBP każda, ale można założyć spółkę, deklarując kapitał już od 1 funta. Kapitał jest tylko deklarowany, co oznacza, że nie musi być wpłacany na konto firmy, jak ma to miejsce np. w polskich spółkach z o.o.

Obowiązki dyrektora LTD

Dyrektor jako osoba zarządzająca spółka jest prawnie zobligowana do przestrzegania przepisów oraz zasad ustanowionych przez – rejestr firm (Companies House) i urząd skarbowy (HMRC). Urzędy te działają niezależnie od siebie, kontrolując inny zakres działalności spółki. Z tego też względu dyrektor spółki musi stosować się równocześnie do dwóch różnych procesów i wymogów formalnych. Musi on również wykonywać swoje obowiązki zgodnie z odpowiednimi artykułami statutu spółki LTD. 
 
Do formalnych obowiązków dyrektora spółki należy: 

1. Rejestracja spółki w Companies House i w HRMC.
2. Rejestracja spółki jako pracodawca w systemie PAYE – jeśli jest taka konieczność i firma posiada pracowników w tym dyrektora.
3. Prowadzenie dokumentacji i rozrachunków z pracownikami lub zlecenie prowadzenia obsługi płac (payroll ) firmie zewnętrznej.
4. Składanie raportów do HMRC, pozwalających na bieżące potrącanie podatku dochodowego i składek na NI z comiesięcznych wypłat pracowników.
5. Składanie corocznego sprawozdania administracyjnego w Companies House Anual Return.
6. Prawidłowe prowadzenie księgowości spółki LTD i składanie w terminie deklaracji podatkowych CIT i opłacanie podatku – w praktyce najczęściej prowadzenie dokumentacji finansowej zlecane jest profesjonalnym biurom rachunkowym.
7. Zarejestrowanie się do systemu Self-Assessment i składanie corocznych personalnych zeznań podatkowych, podsumowujących wynagrodzenie i pobrane dywidendy z firmy.
8. Informowanie urzędów o wszelkich dokonywanych zmianach dotyczących adresów, składu zarządu, kapitału zakładowego, statutu spółki poprzez wykorzystanie odpowiednich form kontaktowania się z urzędami.

Trzeba pamiętać, że dyrektor jako osoba zarządzająca firmą, odpowiedzialny jest za realizację celów, jakie posiada firma - najczęściej dotyczy to osiągnięcia zysku oraz zaspokojenia potrzeb pracowników i udziałowców. Ponadto dyrektor powinien dbać o prawidłową realizację usług, dobry wizerunek firmy, zachowanie poprawnych relacji z pracownikami itp.

Powyższa lista nie wyczerpuje oczywiście wszystkich obowiązków dyrektora. Niemniej, należy zdawać sobie sprawę z tego, że nie zastosowanie się do formalnych wymagań i reguł może skutkować nałożeniem stosowanych kar nie tylko na dyrektora, ale także i całą spółkę.

Jak rozliczać firmę LTD? 

Rozliczanie firmy Ltd jest już znacznie bardziej skomplikowane niż self employed i choć możemy zająć się tym samodzielnie, to zaleca się powierzenie tego zadania zawodowym księgowym, posiadającym odpowiednią wiedzę w tym zakresie.

Rok podatkowy dla spółek Limited nie jest taki sam dla każdej firmy, ponieważ kończy się on zawsze w rocznice założenia spółki. Z kolei rok rozliczeniowy dla osób fizycznych, czyli dla dyrektora trwa od 6 kwietnia do 5 kwietnia. 

Firma LTD jest zobligowana do prowadzenia pełnej księgowości i do przygotowania znacznie większej ilości raportów niż np. self-employed. 

Oprócz najprostszego zestawienia Profit and Loss Account, czyli Rachunku Zysku i Strat, który przygotowuje się dla każdej firmy, należy także sporządzić Balans Sheet. Jest to pewnego rodzaju fotografia składników majątkowych firmy i źródeł ich finansowania w określonym momencie, co z kolei pozwala określić stan finansowy firmy. Jest to bardzo ważny raport, wymagany szczególnie przez banki oraz inne instytucje finansowe, z którymi chcielibyśmy współpracować. 

Prowadzenie pełnej księgowości, prócz tego, że jest bardziej czasochłonne i kosztowne, przynosi też wiele korzyści. Może dostarczyć nam wiele cennych informacji, które wspomagają dyrektora i zarząd w podejmowaniu ważnych decyzji dotyczących funkcjonowania i przyszłości spółki. 

Dodatkowym raportem, który należy przygotować, jest sprawozdanie administracyjne o stanie spółki, jej dyrektorach czy nowych udziałowcach tzw. Anual Report. wymaganym przez Companies House. 

W związku z tym, że firma LTD jest odrębnym bytem prawnym, to aby dyrektor mógł pobierać wynagrodzenie ze spółki, musi być w niej zatrudniony. Może też wypłacać je sobie w formie dywidend. Należy jednak pamiętać, że dywidenda nie jest traktowana jako koszt spółki, w przeciwieństwie do wynagrodzenia i jest wypłacana dopiero z zysku spółki po opodatkowaniu go 19% podatkiem Corporation Tax (CIT).

Aby zostać zatrudnionym przez spółkę, dyrektor musi zarejestrować spółkę jako pracodawcę i składać raporty do HMRC zgodnie z zasadami rozliczeń pracowniczych PAYE, a także opłać wynikający z wynagrodzeń podatek i składki na NI. Zazwyczaj pobierane przez dyrektora wynagrodzenie, jest mieszanką tych dwóch opcji w zależności od jego sytuacji finansowej. 

Dostępnych jest wiele informacji, w jaki sposób najbardziej zoptymalizować wypłaty dla dyrektora spółki, aby zapłacić jak najmniejszy podatek. Przedstawienie opodatkowania w systemie PAYE i dywidend oraz najkorzystniejszej wersji poboru wynagrodzenia dla dyrektora, który nie posiada dodatkowego dochodu poza firmą LTD, znajdziecie to dokładnie opisane w osobnym artykule. Serdecznie zapraszam do czytania i skorzystania z moich usług.